Aufgaben eines Personalcontrollers

Wieso Personalcontrolling wichtig ist

Personalcontroller liefern einen wichtigen Beitrag für personelle Entscheidungen und die Planung personalwirtschaftlicher Maßnahmen im Unternehmen: Sie versorgen Geschäftsführung und Personalmanagement mit planungs- und entscheidungsrelevanten Informationen. Mit der Anwendung des Controllinggedankens auf personelle Prozesse unterstützen sie die Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und -prozessen. Der Vorteil: Wirtschaftliche Folgen der Personalarbeit werden transparent und die höhere Prozesstransparenz erleichtert die unternehmenszielorientierte Steuerung personeller Prozesse und des Personaleinsatzes. Dadurch lässt sich die Leistungsfähigkeit von Personal und Personalarbeit gezielt optimieren. Beispielsweise, indem der Beitrag personalwirtschaftlicher Aktivitäten zum Unternehmenserfolg erfasst und mögliche Defizite oder Verbesserungspotenziale in der Personalarbeit identifiziert werden. Weichen Ist- und Soll-Werte mit Blick auf definierte Personalziele voneinander ab, lassen sich gezielt personalwirtschaftliche Maßnahmen ableiten, deren Zielerreichungsgrad in einer anschließenden Erfolgskontrolle überprüft wird. Das Personalcontrolling geht also im Gegensatz zum Personalreporting über die bloße Erfassung des Status quo ohne Soll-Ist-Abgleich hinaus. Eine Möglichkeit, um Prozesstransparenz zu schaffen, sind quantitative und qualitative Kennzahlen, die erhoben, aufbereitet und relevanten Instanzen zugespielt werden. Zielgebundene Kennzahlen helfen dabei, Zusammenhänge in der Personalarbeit zu erkennen und erfolgsoptimiert zu steuern. Unterschieden wird u. a. zwischen Ist-Daten, Vorausschau-Daten und Prognose-Daten: Ist-Daten sind gegenwartsbezogene personenbasierte oder organisationsstrukturelle Daten, z. B. Personalkosten pro Mitarbeiter. Vorausschau-Daten sind personenbezogene Zukunftsdaten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten, z. B. Eintritte in den Ruhestand. Prognose-Daten stammen aus Trends und Hochrechnungen. Sie gelten im Gegensatz zu den Vorausschau-Daten nicht als gesichert (z. B. Fluktuation).

Strategisches und operatives Personalcontrolling

In der Fachliteratur wird u. a. eine Unterscheidung zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling vorgenommen. Das strategische Personalcontrolling ist eher langfristig und auf das obere Management ausgerichtet. Es beschäftigt sich mit den strategischen Zielen des Personalcontrollings, sichert bestehende und schafft neue Erfolgspotenziale, um strategische Unternehmensziele zu erreichen. Das operative Personalcontrolling dient der kurz- bis mittelfristigen Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten und ist eher auf der unteren Management-Ebene angesiedelt. Es beschäftigt sich mit den Kosten, Nutzen sowie der Effizienz von Maßnahmen, versucht Ressourcenverschwendung zu vermeiden und Rationalisierungspotenziale aufzudecken und zu nutzen.

Prozess- und faktororientiertes Personalcontrolling

Der deutsche Wirtschaftswissenschaftler Rolf Wunderer unterscheidet nach Controllinggegenstand zwischen faktor- und prozessorientiertem Personalcontrolling. Das prozessorientierte Personalcontrolling konzentriert sich auf die Prozesse der Personalarbeit und Personaleinsatzprozesse. Es lässt sich weiter unterteilen in:
Kostencontrolling: Planung und Kontrolle der durch die Personalarbeit generierten Kosten (z. B. mittels kostenanalytischer Auswertungen).
Effizienzcontrolling: Beschreibung der Produktivität in der Personalarbeit durch Bewertung und Kontrolle von personalwirtschaftlichen Aktivitäten.
Effektivitätscontrolling: Evaluation des Beitrags, den die Personalarbeit zum Unternehmenserfolg leistet, um deren Nutzen und Effektivität zu bewerten (z. B. anhand von Performance-Kennzahlen).
Beim faktororientierten Personalcontrolling steht der Faktor Personal, dessen Arbeitsleistung und Arbeitsumfeld im Mittelpunkt. Ermittelt werden zum Beispiel Mitarbeiterzahlen, die Produktivität von Mitarbeitern, Fehlzeiten und Absentismus oder sogenannte weiche Faktoren wie Mitarbeitermotivation.

Wichtige Ziele und Aufgaben

Die Aufgaben eines Personalcontrollers sind eng mit den Funktionen des Personalcontrollings verknüpft. Zentral sind dabei die Informations-, Planungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion. Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung unterscheidet zwischen sieben Zielen und Aufgaben des Personalcontrollings:
Information: Personalcontroller wirken an der Entwicklung eines Informationssystems mit, um Instanzen planungs- und entscheidungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Informationen werden koordiniert, an die relevanten Stellen vermittelt und mit Blick auf Personalziele analysiert.
Koordination: Zu den Aufgaben des Personalcontrollings gehört die Koordination personalwirtschaftlicher Maßnahmen, die Integration von Personalwesen, Planung und Kontrolle in die Betriebsarbeit sowie die Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen wie dem Unternehmenscontrolling.
Planung: Neben dem Informationssystem wird ein System der Personalplanung zur Ziel-, Maßnahmen und Ressourcenplanung etabliert. Personalpolitische Ziele werden mithilfe von Analysen festgelegt und ein optimaler Personalplan ermittelt.
Steuerung und Kontrolle: Zu den Kernaufgaben des Personalcontrollings gehören die Steuerung des Unternehmens sowie die Etablierung eines Überwachungs-/Kontrollsystems. Ist-Größen werden ermittelt und verschiedene Kontrollarten durchgeführt, zum Beispiel Soll-Ist-Analysen (Planabweichungskontrolle), Ist-Ist-Vergleiche (Zeitvergleichskontrolle), Soll-Wird-Vergleiche (Planfortschrittskontrolle), Ist-Wird-Vergleiche (Prämissenkontrolle) oder Wird-Ist-Vergleiche (Prognosekontrolle). Ist der Zielerreichungsgrad gering und liegen Abweichungen vor, können die Ursachen für diese Abweichungen analysiert werden, um Korrekturmaßnahmen vorzunehmen.
Früherkennung: Chancen und Risiken sollen frühzeitig entdeckt und Erfolgspotenziale aufgedeckt werden, um Risiken zu minimieren und Prozesse zu optimieren.
Flexibilität: Sicherung und Verbesserung der Reaktions- und Anpassungsfähigkeit an schwankende interne und externe Umweltbedingungen.
Zu den zentralen Dimensionen des Personalcontrollings gehören die Personalplanung und -beschaffung, der Personaleinsatz, Personalentwicklung und -führung, der Personalabbau sowie die Kosten der Personalarbeit.

Fazit

Personalcontroller übernehmen Controlling-Aufgaben zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalressourcen und -prozessen. Anhand von personenrelevanten und organisationsstrukturellen Daten schaffen sie Transparenz in der Personalarbeit und bereiten die Informationen für relevante Instanzen und Entscheider im Unternehmen auf. Neben der Informationsfunktion umfasst das Personalcontrolling Koordinations-, Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben, um strategische Personal- und Unternehmensziele erfolgsoptimiert umzusetzen. Dabei sollen zum Beispiel Chancen und Risiken sowie Erfolgs- und Rationalisierungspotenziale frühzeitig entdeckt werden, um Risiken zu minimieren und Prozesse zu optimieren. Zentrale Dimensionen des Personalcontrollings sind die Personalplanung und -beschaffung, der Personaleinsatz, Personalentwicklung und -führung, der Personalabbau sowie die Kosten der Personalarbeit.

Quelle Foto: Fotolia © Jeanette Dietl

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